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債権回収

督促状の正しい書き方は?請求書、催促状との違いも解説!

日本の企業間取引では、商品やサービスを先に提供して代金を後から回収する掛け取引が一般的です。そのため、商品を販売して請求を出しているにも関わらず支払期日になっても実際に代金が支払われない、という事態も起こりえます。取引が発生した時点で、売り手側には債権が発生しているため、早めの対策で回収を行いましょう。

 

その際に使用されるのが速やかに支払いを促すために取引先に送付する「督促状」です。この記事では督促状の説明と書き方のポイントなど基本的な知識について解説します。

 

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督促状とは?

督促状とは、請求した代金などが期日までに支払われなかった際、支払いを求める目的で送る文書です。「督促」には何らかの約束や義務を果たすよう催促する意味があります。

 

請求書や催促状との違い

請求書とは提供した商品やサービスに対する代金を支払ってもらうために発行する書類です。どんな内容の取引に対していくら請求するのか、いつまでにどこに支払うのかなどを明確に記しておくことで、商品提供後に取引先と支払いトラブルが発生した場合などに取引の証拠となります。

  

そして、この請求書に記載されている期日までに代金の支払いがない場合にまず送るのが催促状です。取引先が支払いを忘れているだけ、請求書を紛失していた、などの理由も考えられるため、電話やメールで事前に確認したうえで再度請求書を同封し、早急に支払ってほしい旨を記載します。催促状には「法的拘束力がない」のであくまで未納の代金に対して催促のみを通達する文章です。

 

催促状を送ったにもかかわらず、なお支払いをしてもらえない場合には督促状を送付します。取引先が支払いに応じなかった経緯や、さらに期日までに支払いがない場合は法的手段を取る可能性がある旨なども記載することが可能です。

 

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督促状を送付するタイミング

催促状に記載した支払期限になっても入金や連絡が確認できない場合に、その期日から1週間程度経過したタイミングで督促状を郵送するのが一般的です。

 

先述の通り、督促状は最終的に法的手段を検討するという内容を盛り込むなど、長く付き合いのある取引先などに送るとなると少し躊躇するものです。なるべく送らないで済むように、期日が近くなったら電話やメールで知らせたり、こまめに連絡をして状況をヒアリングしたりしておくといいでしょう。

 

督促状の見本構成

督促状には、下記の内容を明記するようにしましょう。

・宛先

督促状を送る相手方の企業名を正式名称で記載します。会社名のみの場合もありますし、担当部署や担当者名まで併記する場合もあります。一般的には会社名+御中とする場合が多いようです。

・発行日と差出人

督促状の発行日または提出日を記載します。督促状は場合によっては複数回出すこともあります。取引先から問い合わせなどがあったときに、いつ発行した督促状なのかを分かりやすくするためにも、発行日の明記は重要です。

・表題

表題の書き方は、相手にどのようなニュアンスで支払いの督促をしたいかによって、変更します。

 

単なる催促ではなく、強制力を暗にしめして緊急性を伝えたい場合→「督促状」

上記より少し柔らかい雰囲気にしたい場合→「代金お支払いの件について」

 

などと明記します。

・支払いを要求する文面

挨拶文などは不要で、用件から書き出します。請求内容に対してまだ支払いが確認できていない旨と、「何の件についてか」「支払い金額」「支払い期日」を明記します。

・督促の対象となっている取引の詳細や振込先

改めて通知が必要な場合は明記しましょう。請求書に管理番号などを振っている場合は、上記【支払いを要求する文面】の中に「〇月〇日付(請求番号●●●●)にてご請求いたしました商品代金について」などと入れてしまっても問題ありません。

・法的手段などに言及

最終的な期日までに支払いがなければ、法的手段を含めてしかるべき措置を取る旨を明記します。遅延損害金や延滞利息が発生する場合は、その費用が加算されるという内容を加えることもあります。

・返信欄

督促状の下には返信欄を設けましょう。返信欄には支払い期日の記載、支払えない場合にはその理由、あるいは異議申し立てがある場合にはその理由を記載してもらいます。

返信欄の記載内容は、次の請求アクションをどうするか、どう進めていくかを決定する指針にもなります。

・入れ違いになった場合の謝罪

督促状を送ってしまった後に支払いがある可能性もあるので、入れ違いとなってしまった場合の謝罪文を最後に忘れずに明記しましょう。

 

督促状のテンプレート

自社で使用するテンプレートを作成して保存しておくと便利です。下記のような例文を参考に作成するといいでしょう。

引用元:支払い督促 督促状 文例/例文と書き方

 

督促状を作成する際のポイント

督促状を送る場合でも、相手は今後も取引をする可能性があるという前提を忘れずに、丁寧で誠意ある文章を心がけましょう。取引先には支払う意思があっても何らかの事情があって支払いが遅れている場合もあります。そこで高圧的な印象を与えてしまうと今後の取引を続けることが難しくなる可能性もあるので、注意が必要です。

 

督促状を出しても支払いがない場合の対処法

督促状を2度、3度送付しても支払いをしてもらえない場合や取引先と連絡が付かない場合は、内容証明郵便を利用した「催告書」の送付を検討しましょう。

 

内容証明郵便とは「いつ」「誰が」「誰に」「どういう内容の」郵便を送ったかを郵便局が証明するもので、配達証明もつければ相手方に配達されたことも証明されます。後々法的手続きを行うときには証拠として提出することができます。

 

内容証明郵便で送る書面は催告書と呼ばれ、これまでの対応とは違い今後法的手段をとることを前提として送られる文書です。送付することで取引先としての関係から紛争相手に変わってしまうので、催告書を送るかどうかの判断は慎重に行いましょう。

 

▼売掛金の回収について詳しく知りたい方はこちら

売掛金回収するには?知っておくべき基礎知識と具体的なステップを徹底解説

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まとめ

今回は督促状の書き方やポイントをご紹介しました。売掛金の回収ができるかどうかは、安定した事業運営を大きく左右します。督促状を送ることはもちろん必要ですが、せっかく時間をかけて丁寧に対応したとしても、結局回収できなければ本末転倒です。

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