URIHO BLOG.
リスク管理

履歴事項全部証明書とは?登記簿謄本との違いと概要の解説

履歴事項全部証明書

履歴事項全部証明書は、会社の重要な情報が記載されている書類で、ビジネスにおいてさまざまなシーンで必要とされます。履歴事項全部証明書は、商取引を営むうえで無くてはならない重要な書類ですが、専門的な用語が並んでいて難しいと感じてしまう人は多いのではないでしょうか?

この記事では、履歴事項全部証明書の意味と概要、登記簿謄本との違いや取得方法を解説します。また、必要となる場面や活用方法も解説します。

マンガでわかる売掛保証

履歴事項全部証明書とは?

「履歴事項全部証明書」とは、法務局が発行する会社や団体などの法人に関する登記事項を証明する公文書の一種です。この証明書は、現在の登記事項に加えて、基準日以降に抹消された履歴も全て記載されています。

登記とは、法的な手続きによって特定の情報を公的に記録する制度です。

登記によって情報が公開されれば、第三者は会社の法的な権利状態を把握できるため、取引の安定性が確保されます。登記事項証明書には、会社の名称、所在地、役員の情報、設立日、株主の情報など、会社の法的な状態や構成要素に関する情報が記載されています。

登記事項証明書の種類は4つです。

現在事項証明書法務局への交付請求日時点の会社の登記内容を記載した証明書類。現時点で効力のない情報は記載されていない。   たとえば、代表取締役の変更があった場合、変更前の代表取締役は効力がないため記載されていない。
履歴事項証明書現在有効な登録情報に加え、交付請求日の3年前の1月1日から交付請求日までの間に抹消された情報も含まれる証明書類。   たとえば、交付請求日の1年前に代表取締役の変更があった場合、旧代表取締役の情報も記載されている。
閉鎖事項証明書会社が倒産した場合など、登記記録が更新されないことが決まった会社の証明書類。   会社移転により管轄の法務局が変わった場合も、移転前の管轄法務局では登記が閉鎖される。(※移転後の管轄法務局で新たに登記がなされる)
代表者事項証明書代表者の代表権に関する事項と、現在有効な事項が記載された証明書類。認証文も添付されており、会社の代表者の資格証明書として使用できる。

※代表者事項証明書を除く各証明書は、登記事項のすべてを請求する全部事項証明書と、必要な登記事項のみを請求する一部事項証明書を取得することが可能です。

上記の図のとおり、登記事項証明書には複数の種類が存在しますが、いわゆる会社謄本と呼ばれ、一般的によく使われているものが履歴事項全部証明書です。

登記簿謄本と登記事項証明書の違い

登記簿謄本と登記事項証明書の違いは形式が紙か電子データかの違いで、同一の内容を示す書類です。かつては登記情報が紙の「登記簿」に記録され、その内容を模写したものを「登記簿謄本」と称していました。

しかし、現在では登記情報が電子データとして保存され、その内容を印刷した、「登記事項証明書」が一般的となっています。

実務の場では、現在も慣習的に登記簿謄本という呼び名が使われています。法律の規定では「登記簿謄本」と「登記事項証明書」という用語は厳密に区別されますが、実際の業務では同じ意味で使われることが多いです。

参考
法務省Q&A

関連記事

法人の登記簿謄本とは? 取引における企業調査への活用方法もあわせて解説 | URIHO BLOG

履歴事項全部証明書の取得方法と手数料

履歴事項全部証明書は、会社関係者でなくても誰でも請求することができる書類です。請求にあたり、委任状や本人確認証明書を呈示する必要もありません。会社所在地の管轄以外の法務局であっても請求可能です。

履歴事項全部証明書の取得方法は3種類あります。

①法務局窓口での書面請求

最寄りの法務局に行き、その場で申請書を記入します。申請書に所定の手数料額に相当する収入印紙を貼り付け、窓口に提出すれば、その場で交付されます。

発行費用申請書配付用収入印紙代 600円

②オンライン申請

履歴事項証明書はオンラインで申請することも可能です。法務省の登記・供託オンライン申請システムを使えば、インターネットから交付申請を行えます。システムにはWeb版とダウンロード版があり、どちらも無料で使えます。オンラインで申請を行ったあとは、法務局窓口での受け取りと郵送による受け取りが選択可能です。

システムの利用には事前に電子証明書の取得が必要です。電子証明書とはインターネット上でデータのやりとりを行う際に、免許証やパスポートのような本人確認の役割を果たすものです。

発行費用は事前に金融機関の手続きを行えば、インターネットバンキングを利用して電子納付を行えます。

発行費用オンライン申請後、窓口で受け取りの場合は480円  オンライン申請後、郵送で受け取りの場合は500円

参考

登記・供託オンライン申請システムとは

法務省 電子証明書の取得の流れ

③郵送による書面申請

履歴事項証明書は郵送での書面申請も可能です。申請書は法務局のホームページからダウンロードできます。

申請書は通常の書面のほか、「QRコード(二次元バーコード)付き書面」があります。QRコード付き書面は、申請用総合ソフトという無料の専用ソフトをダウンロードして作成します。オンライン申請では電子証明書の取得が必要でも、申請用総合ソフトで申請書を作るにあたっては必要ありません。申請用総合ソフトで作成したQRコード付き書面を印刷し、法務局へ郵送にて提出します。

発行費用申請書配付用収入印紙代 600円

①から③の、どの取得方法であっても、1通の枚数が50枚を越えると、越える枚数50枚までごとに100円が加算されます。

参考

法務省 QRコード(二次元バーコード)付き書面申請について

法務省 登記手数料について

マンガでわかる売掛保証

履歴事項全部証明書が必要となる場面とどのような場面で活用するか

履歴事項全部証明書は、ビジネスのさまざまなシーンで必要になります。

必要となる場面と提出先

新しく会社を設立する際、履歴事項全部証明書を頻繁に使用することになります。また、金融機関から融資を受ける際や、補助金、助成金の申請を行う際にも必要になります。借入等で資金が必要になる場面では必ずといっていいほど求められます。

必要となる場面提出先
店舗を借りるとき不動産オーナー(不動産仲介業者)
法人税の届出税務署
法人住民税・法人事業税の届出市区町村役場
社会保険加入手続き年金事務所
労働法の届出労働基準監督署
雇用保険届出ハローワーク
新規口座開設手続き金融機関
融資の申し込み金融機関
新規取引発生時取引先
許認可事業申請時各官公庁
補助金助成金の申し込み各官公庁

履歴事項全部証明書を活用する場面

提出が求められることの多い履歴事項全部証明書ですが、相手に提出を求め自社で活用する場面もあります。たとえば、取引先の与信判断を行う際に使用します。

ここでは、履歴事項全部証明書に記載されている登記項目で、与信判断の際に見るべきポイントを3つ紹介します。

  • 商号と本店
    商号と本店が頻繁に変更されている場合、会社としては不自然です。変更の経緯や事情を確認しましょう。
  • 資本金の額
    資本金の額に増資や減資の履歴がある場合は、その背景を確認するとよいでしょう。
  • 役員に関する事項
    役員に関する事項で「解任」と記載がある場合は、会社と役員との間でなにかトラブルが発生したケースが考えられます。しっかりと背景を確認しましょう。

関連記事

信用調査とは 信用調査の4つの方法をそれぞれ解説 | URIHO BLOG

決算報告書とは 決算報告書を通して知ることができる経営状況の見方を解説 | URIHO BLOG

法人番号とは 法人番号からわかることと倒産した際の法人番号の扱いとは | URIHO BLOG

まとめ

履歴事項全部証明書は、複数ある登記事項証明書の一種で、会社の情報に関して最も詳しい内容が記載されています。慣習的に登記簿謄本と呼ばれることもあり、広く商取引で使われています。

履歴事項全部証明書の取得方法は、以下の3つです。

①法務局窓口での書面請求

②オンライン申請

③郵送による書面申請

とくに金融機関から融資を受けるなど、資金繰りを行うにあたって求められる場面は多く、急に必要になっても慌てないよう、取得方法を押さえておきましょう。

また、新たな取引先の与信審査を行うにあたり、履歴事項証明書の確認は必須です。与信判断の際に見るべき重要ポイントは以下の3つです。

・商号と本店

・資本金の額

・役員に関する事項

商取引を円滑に行うためにも、新しい取引先の履歴事項全部証明書はしっかりと確認し、与信判断を行っていきましょう。

売掛金保証サービス「URIHO(ウリホ)」は、取引先の倒産や未入金時に取引代金を代わりにお支払いするサービスです。事前に取引先に保証をかけておくことで、与信管理をしなくても安心して取引を行うことができます。また、督促業務に時間や労力を割く必要がなくなり、営業活動に集中することが可能です。

また、URIHOはすべての手続きがWeb上で完結し、スピーディに利用開始することが可能です。売掛金の回収にご不安がある場合は一度導入をご検討ください。

マンガでわかる売掛保証

関連記事

注目の記事

【初心者必見】債権回収における内容証明の効果(テンプレート付き) 【初心者必見】債権回収における…
売掛金への担保設定で「貸倒れ」リスクを管理しよう 売掛金への担保設定で「貸倒れ」…
取引先から入金が無い?!債権回収の方法や費用について解説。 債権回収業者(サービサー)とは…
工事代金未払いは契約書なしでも回収できる?知っておくべきこと9選 工事代金未払いは契約書なしでも…