履歴事項全部証明書とは？登記簿謄本との違いと概要の解説
2023/10/27
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履歴事項全部証明書は、会社の重要な情報が記載されている書類で、ビジネスにおいてさまざまなシーンで必要とされます。履歴事項全部証明書は、商取引を営むうえで無くてはならない重要な書類ですが、専門的な用語が並んでいて難しいと感じてしまう人は多いのではないでしょうか？
この記事では、履歴事項全部証明書の意味と概要、登記簿謄本との違いや取得方法を解説します。また、必要となる場面や活用方法も解説します。
履歴事項全部証明書とは？
「履歴事項全部証明書」とは、法務局が発行する会社や団体などの法人に関する登記事項を証明する公文書の一種です。この証明書は、現在の登記事項に加えて、基準日以降に抹消された履歴も全て記載されています。
登記とは、法的な手続きによって特定の情報を公的に記録する制度です。
登記によって情報が公開されれば、第三者は会社の法的な権利状態を把握できるため、取引の安定性が確保されます。登記事項証明書には、会社の名称、所在地、役員の情報、設立日、株主の情報など、会社の法的な状態や構成要素に関する情報が記載されています。
登記事項証明書の種類は4つです。
| 現在事項証明書 | 法務局への交付請求日時点の会社の登記内容を記載した証明書類。現時点で効力のない情報は記載されていない。 たとえば、代表取締役の変更があった場合、変更前の代表取締役は効力がないため記載されていない。 |
| 履歴事項証明書 | 現在有効な登録情報に加え、交付請求日の3年前の1月1日から交付請求日までの間に抹消された情報も含まれる証明書類。 たとえば、交付請求日の1年前に代表取締役の変更があった場合、旧代表取締役の情報も記載されている。 |
| 閉鎖事項証明書 | 会社が倒産した場合など、登記記録が更新されないことが決まった会社の証明書類。 会社移転により管轄の法務局が変わった場合も、移転前の管轄法務局では登記が閉鎖される。（※移転後の管轄法務局で新たに登記がなされる） |
| 代表者事項証明書 | 代表者の代表権に関する事項と、現在有効な事項が記載された証明書類。認証文も添付されており、会社の代表者の資格証明書として使用できる。 |
※代表者事項証明書を除く各証明書は、登記事項のすべてを請求する全部事項証明書と、必要な登記事項のみを請求する一部事項証明書を取得することが可能です。
上記の図のとおり、登記事項証明書には複数の種類が存在しますが、いわゆる会社謄本と呼ばれ、一般的によく使われているものが履歴事項全部証明書です。
登記簿謄本と登記事項証明書の違い
登記簿謄本と登記事項証明書の違いは形式が紙か電子データかの違いで、同一の内容を示す書類です。かつては登記情報が紙の「登記簿」に記録され、その内容を模写したものを「登記簿謄本」と称していました。
しかし、現在では登記情報が電子データとして保存され、その内容を印刷した、「登記事項証明書」が一般的となっています。
実務の場では、現在も慣習的に登記簿謄本という呼び名が使われています。法律の規定では「登記簿謄本」と「登記事項証明書」という用語は厳密に区別されますが、実際の業務では同じ意味で使われることが多いです。
参考
法務省Q&A
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履歴事項全部証明書の取得方法と手数料
履歴事項全部証明書は、会社関係者でなくても誰でも請求することができる書類です。請求にあたり、委任状や本人確認証明書を呈示する必要もありません。会社所在地の管轄以外の法務局であっても請求可能です。
履歴事項全部証明書の取得方法は3種類あります。
①法務局窓口での書面請求
最寄りの法務局に行き、その場で申請書を記入します。申請書に所定の手数料額に相当する収入印紙を貼り付け、窓口に提出すれば、その場で交付されます。
| 発行費用 | 申請書配付用収入印紙代 600円 |
②オンライン申請
履歴事項証明書はオンラインで申請することも可能です。法務省の登記・供託オンライン申請システムを使えば、インターネットから交付申請を行えます。システムにはWeb版とダウンロード版があり、どちらも無料で使えます。オンラインで申請を行ったあとは、法務局窓口での受け取りと郵送による受け取りが選択可能です。
システムの利用には事前に電子証明書の取得が必要です。電子証明書とはインターネット上でデータのやりとりを行う際に、免許証やパスポートのような本人確認の役割を果たすものです。
発行費用は事前に金融機関の手続きを行えば、インターネットバンキングを利用して電子納付を行えます。
| 発行費用 | オンライン申請後、窓口で受け取りの場合は480円 オンライン申請後、郵送で受け取りの場合は500円 |
参考
③郵送による書面申請
履歴事項証明書は郵送での書面申請も可能です。申請書は法務局のホームページからダウンロードできます。
申請書は通常の書面のほか、「QRコード（二次元バーコード）付き書面」があります。QRコード付き書面は、申請用総合ソフトという無料の専用ソフトをダウンロードして作成します。オンライン申請では電子証明書の取得が必要でも、申請用総合ソフトで申請書を作るにあたっては必要ありません。申請用総合ソフトで作成したQRコード付き書面を印刷し、法務局へ郵送にて提出します。
| 発行費用 | 申請書配付用収入印紙代 600円 |
①から③の、どの取得方法であっても、1通の枚数が50枚を越えると、越える枚数50枚までごとに100円が加算されます。
参考
履歴事項全部証明書が必要となる場面とどのような場面で活用するか
履歴事項全部証明書は、ビジネスのさまざまなシーンで必要になります。
必要となる場面と提出先
新しく会社を設立する際、履歴事項全部証明書を頻繁に使用することになります。また、金融機関から融資を受ける際や、補助金、助成金の申請を行う際にも必要になります。借入等で資金が必要になる場面では必ずといっていいほど求められます。
| 必要となる場面 | 提出先 |
| 店舗を借りるとき | 不動産オーナー（不動産仲介業者） |
| 法人税の届出 | 税務署 |
| 法人住民税・法人事業税の届出 | 市区町村役場 |
| 社会保険加入手続き | 年金事務所 |
| 労働法の届出 | 労働基準監督署 |
| 雇用保険届出 | ハローワーク |
| 新規口座開設手続き | 金融機関 |
| 融資の申し込み | 金融機関 |
| 新規取引発生時 | 取引先 |
| 許認可事業申請時 | 各官公庁 |
| 補助金助成金の申し込み | 各官公庁 |
履歴事項全部証明書を活用する場面
提出が求められることの多い履歴事項全部証明書ですが、相手に提出を求め自社で活用する場面もあります。たとえば、取引先の与信判断を行う際に使用します。
ここでは、履歴事項全部証明書に記載されている登記項目で、与信判断の際に見るべきポイントを3つ紹介します。
- 商号と本店
商号と本店が頻繁に変更されている場合、会社としては不自然です。変更の経緯や事情を確認しましょう。 - 資本金の額
資本金の額に増資や減資の履歴がある場合は、その背景を確認するとよいでしょう。 - 役員に関する事項
役員に関する事項で「解任」と記載がある場合は、会社と役員との間でなにかトラブルが発生したケースが考えられます。しっかりと背景を確認しましょう。
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まとめ
履歴事項全部証明書は、複数ある登記事項証明書の一種で、会社の情報に関して最も詳しい内容が記載されています。慣習的に登記簿謄本と呼ばれることもあり、広く商取引で使われています。
履歴事項全部証明書の取得方法は、以下の3つです。
①法務局窓口での書面請求
②オンライン申請
③郵送による書面申請
とくに金融機関から融資を受けるなど、資金繰りを行うにあたって求められる場面は多く、急に必要になっても慌てないよう、取得方法を押さえておきましょう。
また、新たな取引先の与信審査を行うにあたり、履歴事項証明書の確認は必須です。与信判断の際に見るべき重要ポイントは以下の3つです。
・商号と本店
・資本金の額
・役員に関する事項
商取引を円滑に行うためにも、新しい取引先の履歴事項全部証明書はしっかりと確認し、与信判断を行っていきましょう。
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