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売掛金とは?意味と仕訳方法から未回収リスクを避ける方法まで徹底解説!

商業活動を行ううえで、「売掛金」は日常的に目にする言葉です。

企業間における基本的な取引方法である「掛け取引」で発生した売掛金の計上と入金に関する仕訳は、経理業務の主たるものといえるでしょう。

事業が拡大すればするほど増加し複雑なケースも増える中、仕訳業務について詳しく知りたい方や、売掛金管理に頭を悩ませる経理担当者の方も多いのではないでしょうか。

本記事では、そもそも売掛金とはどういうものか、仕訳処理の流れ、管理・回収の重要性、注意点について解説します。

 

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売掛金とは

「売掛金」とは、売掛債権のとこで、商品・サービスの対価として将来的に金銭を受け取る権利のことで、「売上債権」ともいいます。

 

また、このように商品の引き渡しと同時に代金が支払われない掛け取引(信用取引)の仕訳をする際に使われる経理上の勘定科目でもあり、売上にかかる債権なので貸借対照表では資産項目に分類されます。

 

掛け取引(信用取引)とは

「掛け取引」とは簡単にいうと後払いのことです。

 

企業間取引で広く採用されている取引方法です。売上や仕入のたびに代金を決済すると、取引回数が多いほど手続きが煩雑になるからです。

 

「掛け取引」は、企業間の信頼関係がなければ成り立たないことから「信用取引」とも呼ばれ、「受取手形」が発行される「手形取引」も信用取引に含まれます。

 

信用取引で発生する「債権」とは

「債権」とは特定の人に特定の行為や給付を請求できる権利のことです。

 

売掛金も受取手形も売掛債権の一種ですが、同じ信用取引で発生する債権でも支払いの証書となる受取手形とは異なり、売掛金は確実に支払われる保証がないため、掛け取引を行う際には常に売掛金が回収できなくなる「未回収リスク」があることを念頭に置いたうえでしっかりと債権管理を行うことが重要です。

 

売掛金と買掛金の違い

売掛金と混同しがちなものに「買掛金」があります。

ここではその違いについて解説します。

 

買掛金とは「代金の支払い義務」

売掛金が発生する仕組みは以下の通りです。

取引先から商品を購入→支払いは後日=買掛金が発生

商品やサービスの購入代金を支払う義務であり貸借対照表では負債に分類されます。

 

売掛金と買掛金の関係

売掛金は物やサービスを売ったときに、買掛金は買ったときに発生します。

売掛金と買掛金は反対の性質を持っています。

 

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売掛金と間違いやすいその他の勘定科目

信用取引でも取引の内容によっては、売掛金以外の勘定科目を用いて記帳しなければいけない場合があります。ここでは、取引の記録に使われるその他の勘定科目について、売掛金との違いを解説します。

 

未収入金

未収入金は、営業活動以外の取引において未回収のままとなっている債権のことです。

 

すでに行われた取引で、代金の回収ができていないという意味では売掛金と同じです。

しかし、売掛金が本業の営業活動における取引で発生するものであるのに対し、未収入金は、営業活動以外の取引で発生したものである点が売掛金とは異なります。

 

前受金

前受金は、商品の受け渡しなどを行う前に、代金の一部または全額を受け取った場合に使用する勘定科目で「手付金」や「内金」これにあたります。

 

計上時は貸方になりますが、金銭を受け取った時点で商品の受け渡しが完了していない点が異なります。

 

立替金

立替金は、他者が負担すべき費用を一時的に支払うなど、代金を立て替えたときに使用する勘定科目です。

 

従業員への給与の前貸しや取引先が負担するべき配送料や手数料を一時的に立て替えた場合などが該当します。

将来金銭を受け取る権利がある金銭債権という意味では売掛金と同じですが、売掛金は売上債権に絞られ、代金の立て替えではないため意味が異なります。

 

仮払金

仮払金は、支払いは済んでいるものの、支途が確定していない勘定科目です。

 

例えば、従業員の出張にかかる費用のために仮に従業員に支払った費用などがこれにあたります。

売掛金は売上債権であり、内容が明確ですので、取引の内容が分からない状態である仮払金とは性質が異なります。

 

売掛金の処理の流れ

事業の基本でもある掛け取引で発生した売掛金は、しっかりと管理し確実に回収されなければいけません。

それゆえに、仕訳から残高確認までの一連の業務は非常に重要なものとなります。

 

ここでは、掛け取引で発生した売掛金の処理について、ステップごとに簡単に紹介します。

 

売掛金の計上

商品を販売して生じた売掛金は、売上と同時に帳簿に仕訳して計上します。

計上するタイミングは、基本的には「取引先への商品の納品やサービスの提供が完了したとき」

 

「商品を出荷した時点(出荷基準)」や「商品を納品した時点(納品基準)」、「取引先が検収を完了した時点(検収基準)」、「サービスの提供が完了した時点(役務完了基準)」など、複数ある基準の中から取引形態や商品の種類に応じて自社に合った基準を選択する必要があります。

 

掛けで販売した場合の勘定科目は「借方:売掛金」「貸方:売上」で仕訳をして、将来代金が支払われたときに債権の残高を減らす「消し込み処理」をします。

商品の納入と同時に現金で代金の支払いがあった場合の勘定科目は、売掛金ではなく「借方:現金」「貸方:売上」となります。

 

売上が計上された時点で収益が発生し、会社が支払う税金や消費税額が増加するため、売掛金は確実に回収することが重要です。

 

入金確認と消込作業

取引先から代金の支払いがあり売掛金を回収したら、請求額と入金額に差異がないかを確認し、借方にある売掛金を貸方に仕訳して債権の残高を消していく「消し込み」を行います。

 

代金が現金で支払われた場合の仕訳に用いる勘定科目は「借方:現金」「貸方:売掛金」です。

消し込み作業で大変なのは、日々入金された金額と債権情報を突き合わせる作業と、膨大な消し込み処理に追われることです。

 

企業間での取引は1件や2件で済むものではないうえに、金額の間違いや支払期日が守られない場合など、より複雑な作業が発生することも少なくありません。

 

作業そのものは単純作業ですが、消し込み作業が正確に行われないと未回収リスクの増大や取引先とのトラブルを招く可能性があるため、経理業務においてミスの許されない重要な業務です。

 

売掛金残高の確認

日々増減する売掛金は、1ヵ月や半年など一定の期間を決めて、定期的に残高を確認します。

これを「残高確認(残確)」といい、取引先と自社の間で売掛金の残高が一致しているかをチェックするために行います。

 

取引先ごとに前月の売掛金残高と当月の売掛金発生額がわかる「売掛金残高一覧表」を使い、未入金になっているものがないか、金額の誤りや計上漏れがないかなどを確認するほか、企業によっては「売掛残高確認書」を作成し取引先に送付する場合もあります。

 

正しく経理処理が行われていれば基本的に残高は一致しますが、もしも差異があった場合は未回収を防ぐためにも早めの対処が必要です。

 

トラブルが生じた場合

売掛金を処理する過程で、売掛金の入金額と請求額が合わない、支払日を過ぎているのに入金してもらえないなどのトラブルが生じる場合もあります。金額が合わない場合の原因は以下のパターンが考えられます。

 

・売上金の計上漏れ

・請求書の計算ミス

・取引先の検収漏れ

・売掛金の入金時の消込間違い

・消費税の端数による差異

・売掛金と売上外の入り繰り(取引先負担の研修費の申込を自社で行い立替金が発生している場合など)

・締日の違いによる差異

 

そこで、まずはどこに原因があるのかを特定する必要があります。自社にミスがなかった場合、早急に取引先に問い合わせをしなければなりません。また、支払日を過ぎても入金されていない場合、営業担当者から取引先に督促をしてもらいます。

 

売掛金の仕訳処理の例

売掛金が発生したときに行う仕訳には、さまざまなケースがあります。

 

売上を計上するとき・売掛金を回収したとき・振込入金による手数料が発生したとき・値引きをしたときなど、一般的な記帳方式である「三分法」を用いた具体的な仕訳例を紹介していきます。

 

掛け取引で売り上げたとき

商品やサービスを掛け取引で販売し、売上が発生したタイミングで売掛金を計上します。

例:15万円の商品を取引先へ掛けで販売した。

借方借方金額貸方貸方金額
売掛金150,000円売上150,000円

例:20万円の商品をクレジットカード払いで販売した。クレジット会社の支払手数料は4,000円である。

クレジットカードで支払いを受けた場合の売掛金は、「クレジット売掛金」という勘定科目を使いほかの売掛金とは区別して仕訳をします。

 

また、支払手数料は自社負担なので、売上を計上するときに「支払手数料」の勘定科目を立てます。

借方借方金額貸方貸方金額
クレジット売掛金196,000円売上200,000円
支払手数料4,000円  

売掛金の入金があったとき

取引先から売掛金の入金があったときには、入金額に間違いがないことを確認し売掛金の「入金消込」を行います。

 

例:取引先から売掛金10万円のうち振込手数料400円を引いた金額が普通預金に入金された。

 

銀行振込による入金で、振込手数料が自社負担の場合は「支払手数料」の勘定科目を立てます。

借方借方金額貸方貸方金額
普通預金99,600円売掛金100,000円
支払手数料400円  

例:クレジット会社よりクレジット売掛金20万円から支払手数料4,000円を引いた金額が普通預金に入金された。

 

売上の計上時に支払手数料の勘定科目を立てて仕訳していた場合は、入金額のみを記入します。

借方借方金額貸方貸方金額
普通預金196,000円クレジット売掛金196,000円

※クレジット売掛金の場合でも、銀行振込による入金と同様に入金があった時点で支払手数料の勘定科目を立てて仕訳する記帳方法もあります。

売掛金の一部のみ入金されたとき

売掛金の一部だけ入金された場合の仕訳は、通常の売掛金の仕訳と同じです。

どの売掛金に対する入金か後で分かるように、摘要欄に取引先の名前や複数回にわたる入金のうち何回目なのかなどを記載して確認しやすくしておきましょう。

 

例:売掛金10万円のうち、3万円が普通預金に入金された。

借方借方金額貸方貸方金額
普通預金30,000円売掛金30,000円

商品が返品されたとき

商品代金の入金前に何らかの理由で返品処理を行う場合は、売掛金から差し引く処理をします。

売掛金が発生したときとは逆の仕訳になります。

 

例:3万円分の商品が返品された。

借方借方金額貸方貸方金額
売上30,000円売掛金30,000円

商品を販売した後に値引きしたとき

商品を販売し売上として計上した後に何らかの理由で値引きをした場合は、「売上値引」の勘定科目を用いて売上高から値引いた金額を控除する処理を行います。

 

例:売掛金10万円に対して5,000円値引きし、9万5,000円が普通預金に入金された。

借方借方金額貸方貸方金額
普通預金95,000円売掛金100,000円
売上値引5,000円  

回収不可能の場合

売掛金が回収できずに貸し倒れとなった場合は、「貸倒損失」の勘定科目を使い売掛金を損失として計上します。

貸倒損失の計上が認められるには一定の要件があり、「取引先の倒産に伴う破産手続きなど法的な手続きにより金銭債権が消滅した場合」「取引先の状況から売掛金の全額回収が不可能であることが明らかになった場合」「売掛金について一定期間の取引停止後に支払いが行われない、または回収にかかる費用が売掛金の額を超える場合」のいずれかに該当した場合に限定されます。

 

例:売掛金10万円が回収不可能となった。貸倒引当金の設定なし。

借方借方金額貸方貸方金額
貸倒損失100,000円売掛金100,000円

貸倒損失によるリスクに備えて、あらかじめ「貸倒引当金」を設定している場合は、計上している貸倒引当金の金額を上回った分だけ貸倒損失を計上します。

貸し倒れの額が引当金に収まる範囲であれば、貸倒損失の勘定科目は使いません。

 

例:売掛金10万円が回収不能となったが、貸倒引当金5万円を計上していた。

借方借方金額貸方貸方金額
貸倒損失50,000円売掛金100,000円
貸倒引当金50,000円  

売掛金の管理回収のポイント

掛け取引が基本となる企業間取引では、取引の規模が大きくなるにつれ仕入れのための支払いが先行し売掛金の入金は後になってしまうことが多くなります。

 

売掛金は、発生した時点で売上が計上され会社の利益が増加したことになり、入金されていなくても会社が支払う税金の額は大きくなるため、確実に期日どおりに回収されなければいけません。

 

入金が遅れている売掛金を見過ごす、忙しさに紛れて放置するなどしてしまうと、最終的には回収が不可能な状態に陥り貸し倒れの発生につながります。

 

貸し倒れによる損失が積み重なれば、利益を上げているにもかかわらず資金繰りが悪化していき最悪の場合は黒字倒産してしまう可能性もあるため、売掛金を管理し期日どおりに回収するのは非常に大切なことです。

ここでは、売掛金の管理・回収におけるポイントについて見ていきましょう。

売掛金回収について詳しくはこちら

 

売掛金の時効は5年

売掛金には、請求しないまま一定の期間が過ぎると債権が消滅する時効(消滅時効)があります。

以前は業種ごとに1年、2年など時効が定められていましたが、法改正により2020年4月以降に発生した売掛金の時効は「売掛金の支払期限から数えて5年」となりました。

時効が成立してしまうと売掛金の回収は非常に困難になってしまうため、確実に回収できるよう日頃からきちんと売掛金を管理しておくことが大切です。

 

売掛金年齢表を作成する

入金が遅れている売掛金を把握するには、「売掛金年齢表」を作成しておくと非常に役立ちます。

「売掛金年齢表」とは、取引先ごとの売掛金残高を売上日や入金期日別に分類した一覧表で、それぞれの売掛金が発生してから何ヵ月経過しているのか、いくら残高が残っているのかを確認できるため入金遅延を見逃すことがなくなります。

 

取引代金の締め日から入金期日までの期間を「支払いサイト」といい、取引先ごとに期間の長さは異なりますが、この支払いサイトを大幅に超過している売掛金があった場合は未回収が発生する兆候とみるべきでしょう。

場合によっては、取引先への確認や催促などの対応が必要となります。

上場企業においては会計監査で求められることもある資料です。

 

売上債権回転率・売上債権回転期間を把握する

・売上債権回転率とは、売掛金や受取手形など売上債権が、売上に対してどの程度回収できているかを示します。

売上債権回転率が高ければ高いほど、売上債権の現金化が早い=効率的に回収されているということになります。そのため、掛売りではなく、現金販売をメインとしているようなビジネスの場合、売上債権回転率は、当然高くなりますので、資金的には効率的であるという事になります。

 

売上債権回転率=売上高÷売上債権額

 

・売上債権回転期間とは、売掛金や受取手形などの売上債権を回収するまでにかかる期間を表した指標です。期間が短いほど、売上債権を短期間で回収できていることになり、余裕のある資金繰りが可能になります。

 

売上債権回転期間(日)=365÷売上債権回転率

 

以下は中小企業実態基本調査(令和3年確報)を参考に業態別の売上債権回転率と売上債権回転期間を求めた表です。

売上債権回転率は業種や会社の規模により差がありますが、一般的に理想的な回転率は年に6回以上とされ、年に3回以下となると売掛金の回収効率が悪化していると考えられます。

また、売上債権回転期間は中小企業の場合30日以下が目安とされています。

 

業態売上債権回転率(回)売上債権回転期間(日)売上債権回転期間(月)
建設業8.4143.421.43
製造業5.8362.582.06
情報通信業7.6847.51.56
運輸業,郵便業8.0445.41.49
卸売業6.3957.111.88
小売業15.9522.880.75
不動産業,物品賃貸業11.9130.651.01
学術研究,専門・技術サービス業6.9952.191.72
宿泊業,飲食サービス業19.9918.260.6
生活関連サービス業,娯楽業25.4914.320.47
サービス業(他に分類されないもの)9.1639.831.31

※引用元:中小企業実態基本調査 / 令和3年確報

 

取引先の資金繰りを確認する

利益を上げているようにみえても、入金遅延や支払期日の延長要請が頻繁にあるような取引先は資金繰りが悪化しているかもしれず、いずれ売掛金の回収ができなくなる可能性が考えられます。

業績悪化の兆候を察知した場合や大幅な入金遅延が発生した取引先には、すぐに連絡を入れ会社の状況を確認しましょう。

場合によっては、与信限度額を見直したり、掛け取引ではなく現金取引に切り替えたりするなどして売掛金の未回収を防ぐほか、催促や支払督促などの回収業務が発生する可能性も考える必要があります。

未入金が発生した際の対応に関して詳しくはこちら

 

売掛金未回収に陥らないために:売掛保証という選択肢

日頃ミスなく仕訳をし、定期的な売掛金の残高確認や回収サイトのチェックなど、どんなに綿密に売掛金管理を行っていても、掛け取引を行う以上は売掛金が回収できなくなる「未回収リスク」がつきものです。

 

また自社調査のみで取引先の経営状況を常に正確に把握することは難しく、はた目からは順調にみえる会社でも急に業績が悪化し倒産してしまった結果、売掛金が回収できず貸し倒れてしまう可能性もあります。

 

このような未回収リスクをなくすために取ることのできる選択肢の一つが「売掛保証サービス」です。

売掛保証サービスとは

売掛保証とは、売掛金の支払いを保証するサービスです。取引先が倒産したり、支払いが行われなくても、保証会社が代わりに取引代金を支払います。サービスを利用すれば、一定の手数料を払うことで売掛金の保証を受けることができます。

 

売掛保証サービスを利用する3つのメリット

・未回収リスクを解消できる

・与信審査を委託・高速化できる

・取引先に知られずに契約できる

 

売掛保証サービスを選ぶ際のポイント3つ

・自社に合うサービス内容か

・価格が予算内に収まるか

・保証体制は万全か

 

売掛金に保証をかけて与信管理の手間もなくす「URIHO」

売掛保証サービスを利用することで、売掛金の未回収が発生したときに保証会社が代わりに保証金額を支払ってくれるため、未回収リスクにおびえることなく掛け取引を行えるほか、経験豊富な保証会社による取引先への与信調査により与信管理の精度を高めることもできます。

 

数ある売掛保証サービスの中でも11,000社以上もの企業が利用している「URIHO」は、取引先の倒産に加え入金遅延にも対応してくれる定額制の売掛保証サービスです。

リーズナブルな月額料金のみで数千万円~数億円の保証を受けられるので、保証金手数料などのコストが気になる中小企業やベンチャー企業におすすめです。

万が一の事態に備えるリスクヘッジとして、また安心して事業を拡大するためにも「売掛保証サービス」の導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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