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出納帳とは 出納帳の種類と記載のポイント

出納帳

事業を行ううえで、経営状態を把握することは大変重要です。そのためには日々のお金の動きを把握し、帳簿を作成することが欠かせません。

決算書や財務諸表を作成するために必要な帳簿は数種類存在しますが、その中でも最も身近で基本的なものが現金出納帳、預金出納帳ではないでしょうか。

この記事では、出納帳とは何か、出納帳の種類、出納帳の記載例や注意点、ポイントなどを詳しく解説します。

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出納帳とは?

出納帳とは、会計帳簿の一つで、現金や預金の入出金の詳細を記録する帳簿のことです。この帳簿は、日々の現金や預金の動きを管理することを目的としており、どの時点でいくらの現金が出入りし、それがどのような内容や勘定科目に関連しているのかを記入します。これにより、現金や預金の残高が随時記録されます。


出納帳は、こまめな記録が重要で、帳簿上の残高と実際の現金や預金の残高が一致しているかを定期的に確認する照合作業が必要です。実際の残高と帳簿上の残高に相違がある場合は、その原因を迅速に特定しなければなりません。


正確な帳簿の作成は、資金の流れを明確にし、正しい試算表や財務諸表の作成に直結します。また、二重払いや誤った出入金の発生に早く気付くことができ、不正な支出や場合によっては横領行為を防ぐ効果もあります。


正しい経営判断を行ううえで、正確な帳簿の作成は非常に重要です。出納帳は漏れなく、明確に記録する必要があります。


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出納帳の種類

出納帳には、現金の入出金を記録し、管理を行う「現金出納帳」と、銀行預金の入出金を記録し、管理を行う「預金出納帳」があります。

現金出納帳

現金出納帳は、現金の入出金の詳細、金額、残高を記録する帳簿です。ここには、取引が行われた日付(年月日)、取引金額、取引の内容(支払いの目的や入金の源泉、取引相手など)を記載し、その時点での現金残高を更新します。現金出納帳の作成は法律で義務付けられているわけではありませんが、多くの個人や法人が現金管理のためにこれを利用しています。税務調査などの際にも、正確に作成された現金出納帳があると有効です。

預金出納帳

預金出納帳は、銀行口座の入出金を記録し、管理するための帳簿です。この帳簿には現金出納帳と同様に、取引日、金額、取引内容を記載します。異なる点は、一人または一法人が複数の銀行口座を持っている場合があることです。複数の口座がある場合、各口座に帳簿を別々に管理する必要があります。最近では、ネットバンキングの利用が広がり、多くの企業が会計ソフトと自動連携しているため、預金出納帳を別途作成しないケースも増えています。

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出納帳を記載する際のポイント

出納帳の記載方法や注意点、ポイントを5つにまとめて解説します。

入出金があるたびに記入する

出納帳に限らず、すべての会計業務で重要なのは「漏れなく」記録することです。入出金があるたびに、取引の日付(年月日)を確実に記載しましょう。取引の日付は、取引がどの事業年度に含まれるかを明確にし、決算書や財務諸表の作成に影響します。また、こまめに記入することで、記憶が新鮮なうちに記録ができ、ミスを減らすことができます。

取引の内容を明確にする

取引の内容が不明確であってはならず、これにより「勘定科目」が決まります。出納帳には「摘要」欄があり、相手先の名称や取引の詳細を記載し、後で見直したり、他の担当者が見ても分かるようにしたりしましょう。取引金額も記載が必要で、収入の場合は収入欄、支出の場合は支出欄に記載します。また、残高欄にはその時点の残高を記載します。


資金移動も記録する必要があります。例えば、下記例のように現金を預金口座に入金した場合、現金出納帳では支出として、預金出納帳では収入として、両方に記録します。この記録がなければ、残高が合わなくなります。

現金出納帳と預金出納帳の間での移動も記録する

<現金出納帳>

 2024.1/10    普通預金へ入金 (支払)100,000円

<預金出納帳>

 2024.1/10    現金から入金  (収入)100,000円

複数の銀行口座がある場合は、口座ごとに出納帳を作成する

銀行口座が複数ある場合、口座ごとに出納帳を作成しましょう。口座ごとの取引と残高を別々に管理することで混乱を避け、決算の際の作業もスムーズになります。複数の預金口座間での資金移動も、各出納帳に記録します。

定期的に現金や通帳の残高と照合する

帳簿の残高と実際の現金や預金通帳の残高を定期的に照合しましょう。残高が異なる場合は、差額の原因を特定し、帳簿を実際の残高に合わせます。定期的な照合は、原因の特定を容易にし、修正作業を軽減します。


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まとめ

出納帳は、現金や預金の入出金を詳細に記録する会計帳簿で、現金出納帳と預金出納帳の二種類があります。この帳簿を通じて、日々の資金の動きを把握し、正確な財務管理を行うことが可能です。記録は取引の都度、迅速かつ正確に行われ、取引内容、金額、残高が明確にされる必要があります。さらに、複数の銀行口座がある場合は、それぞれ別々に帳簿を維持することが重要です。また、定期的に帳簿の残高と実際の現金や預金残高を照合し、誤差があれば迅速に修正することが求められます。このような厳格な記録と管理は、財務の透明性を高め、正確な経営判断を支援する重要な役割を果たします。


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