請求書払いとは支払方法の種類メリット・デメリットを解説

企業間においては、お互いの方針や信用などに応じて様々な方式の取引が行われています。中でも請求書払いとは、いわゆる「料金後払い」や「掛け払い」のことです。主に企業間取引において、商品やサービスの購入時ではなく、請求書を受け取ってから支払う決済手段です。

請求書払いには未払いのリスクがありますが、支払業務を効率化できるというメリットがあります。

この記事では請求書払いについて、詳細の方法や支払期限、メリットとデメリットについて解説しています。

請求書払いとは？

請求書払いとは、商品やサービスの受け取りをした時点で現金の授受を行わずに、請求書を受領した後に特定の期日にまとめて支払う決済手段です。

請求書払いが確定すると、事前に決めた締め日に請求する側が請求書を発行し、請求書を受け取った企業は内容に不備が無ければ、請求書に記載されている期限までに支払いを行うという流れです。

請求書は発行する側も受ける側も、正確かつ迅速に処理をしなければ企業の信用に関わるため、漏れのない適切な対応が重要です。

請求書の支払い方法について解説

請求書の支払い方法については取引先との協議によって決められます。請求書の発行に当たっては掛売方式と都度方式が主なパターンで、両者は請求書を発行するタイミングが異なります。掛売方式と都度方式のどちらを採用するかは、法律上の縛りなどはありません。それぞれの企業の判断で決めることが可能なので、取引先と相談したうえで、方式を決めていきましょう。

掛売方式とは

掛売方式の場合、毎月の締め日に合わせて請求書が発行されます。通常1ヵ月単位で請求することが多く、その期間の取引に対する請求の合計額を記した請求書が発行されます。毎月取引があったり、信用を積み重ねてきたりしている企業間において向いている取引です。

請求書払いを行っている場合、基本的にはこの掛売方式が多いです。定期的な取引がある場合、都度方式では取引のたびに請求書を発行しなければなりません。取引の回数が多くても、掛売方式であれば請求書の発行は月に1回などと決められているため、都度方式よりも効率的だと考えられます。

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都度方式とは

都度方式とは、取引が行われるごとに請求書を発行する方法のことを指します。この方式を採用すると、商品やサービスが提供されるたびに、その都度請求書が作成・発行されて、顧客や取引先に送付されます。特に取引の頻度が少ない場合や不定期な場合に適しています。

都度方式の特徴として、1つ1つの取引内容が明確に請求書に記載されますので、取引の内容が複雑であることや、特定の取引内容を明確にしたい場合に有効です。また、早めに請求することで、早期の入金が期待できるため、資金繰りの面で利点があります。

ただし、取引のたびに請求書を発行するため、取引の頻度が高い場合には経理業務の手間が増えるというデメリットも考えられます。新規の取引先や、取引の履歴や信頼関係がまだない場合には、リスクを抑える目的で都度方式を選ぶことも考えられます。企業や取引の性質、取引先との関係によって、都度方式を選ぶか、別の方式を選ぶかの判断が必要です。

請求書支払い期限について

請求書を発行する際には、基本的には支払い期限を請求書に明記します。支払い期限をいつにするかについては、法律で定められているわけではありません。しかしながら、企業間の取引をスムーズに運ぶためには、適切な期限の設定が求められます。

通常、請求書の支払期限は「月末締め、翌月末支払い」や「月末締め、翌々月末支払い」が主流となっています。ただし、これらの期限以外も、双方の合意のもとでアレンジすることが許容されます。一方、立場の弱い受注者側が不利な条件を押し付けられないよう、企業が下請け企業に対して行う支払いは、納品後60日以内に完了しなければならないと下請法で定められています。

なお、支払い期限を請求書のどの位置に記載するかについては特別な決まりはありません。作成する際には、相手が見落とさないように請求書の上の方や、請求金額、振込先口座といった重要な情報が載っている付近に記載すると良いでしょう。

支払いサイトについて

支払いサイトとは、取引期間の締め日から支払い期日までの期間のことです。支払いサイトは買い手側からすると長いほど猶予期間が長くなり、手元の資金を運用できるため望ましいです。一方、売り手側からすると支払いサイトが短い方が早く資金を回収できるため、望ましいといえます。

支払いサイトは「月末締め、翌月末支払い」では30日、「月末締め、翌々月末支払い」では60日です。

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請求書払いのメリットとデメリット

請求書払いは企業間の取引でよく活用され、支払業務をスムーズにできます。請求する側も支払う側もメリットがあることは間違いありませんが、デメリットもゼロではありません。

ここからは主に掛売方式の場合における、請求する側と支払う側、それぞれのメリット、デメリットをご紹介いたします。

請求する側のメリットとデメリット

商品やサービスを提供するたびに支払いが行われると、その都度請求と現金回収をしなければなりません。経理担当者は請求と入金確認の業務に追われ、その負担は少なくないでしょう。請求書払いによって1ヵ月など所定の期間に発生した取引の代金をまとめて請求書で請求すれば、経理業務の効率化を図れます。処理は多ければ多いほどミス発生のリスクもありますので、請求書でまとめて対応することで、会計処理のミスの減少も見込めます。

一方、最も大きなデメリットは未回収のリスクが伴うことです。取引の都度請求し、資金を回収している場合と比べ、回収不能となった際の影響は大きくなります。商品やサービスを提供した時点では現金は受け取れないため、資金繰りに悪影響を及ぼす可能性がある点にも注意が必要です。

支払う側のメリットとデメリット

支払う側としても、取引のたびに支払処理をするよりも、請求書によってまとめて支払った方が効率的です。また、銀行振り込みで支払いをする場合、振込手数料の削減も見込めます。また、一旦は商品やサービスの提供を受けつつ、その時点では現金は減らないため、資金繰りは良くなります。後払いの請求書であれば、売り上げを見込んで予算を立てられるため、大きな取引もしやすくなるかもしれません。

一方、デメリットとしては、万一支払いを忘れた際のリスクの大きさがあげられます。支払いを忘れてしまうと自社の信用を失ってしまい、支払いを忘れていないとしても、資金繰りをしっかり管理できていないと、代金の支払いができなくなってしまうかもしれません。一度失った信用は簡単には取り戻すことは困難です。支払う側としては、資金繰りや請求日の管理を厳格にする必要があるでしょう。

請求書払いの取引で考えられるトラブル

請求書払いの取引において、様々なトラブルが発生する可能性が考えられるでしょう。特に以下のような問題点があげられますが、中には売掛保証の導入でこれらのトラブルのリスクを軽減し、安定した取引を続けることが可能になります。

未払いまたは遅延支払い
請求書の支払期限を過ぎても支払いが行われない、または遅れることがあります。これは資金繰りの悪化、管理の不手際、意図的な遅延など様々な原因が考えられます。
誤った金額の請求
誤って高額な請求や低額な請求が行われることがあります。これは、商品やサービスの単価の誤り、数量の間違い、割引の適用忘れなどが原因となることが多いです。
請求内容の不明確さ
提供された商品やサービスの詳細が請求書に明確に記載されていないため、受け取り側が内容を理解できずに混乱することがあります。
契約や取引の認識の違い
請求する側と支払う側の間で、取引の内容や契約の解釈が異なることが原因で、請求内容に対する異議が生じることもあります。

これらのトラブルは、企業間でのコミュニケーションによって解決を図ることができますが、売掛保証の導入によってもリスクを軽減または回避することが可能です。売掛保証を導入することで取引先からの未払いや遅延支払いリスクをカバーし、企業のキャッシュフローや信用力の安定を実現することができます。

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まとめ

請求書払いは企業間の信用の上に成り立っている仕組みです。請求書払いには、毎月の締め日に合わせて請求書が発行される掛売方式と、取引が発生するたびに請求書が発行される都度方式があります。主に使用される掛売方式では、請求する側もされる側も業務の効率化といったメリットがあります。ただ、請求する側には未回収、支払う側には信用の失墜といったリスクがある点も忘れてはなりません。

請求書払いは会社の信用に関わりますので、適切に処理するようにしましょう。

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