売掛金の回収と回収が滞った場合の対応方法について解説

企業の売買取引においては、掛け売りの手法が頻繁に用いられ、これにともない売掛金の管理と対応が求められます。

この記事では、売掛金の回収について次のことを中心に解説いたします。

売掛金とはそもそもなにか
売掛金の回収方法
売掛金の回収が滞った場合の対応

この記事を通して、回収対応について知り、スムーズに売掛金の未回収を防ぐことができるでしょう。

売掛金とは?

売掛金とは、商品やサービスを売ったが、その代金をまだ回収できていない状態のものです。

企業間の取引では、商品やサービスを提供したときに、同時に現金で代金を回収するというケースはごく稀です。

多くの場合は、ひと月分をまとめて後払いというような方法が用いられ、売掛金が発生することとなります。

売掛債権とは?

売掛債権とは、商品やサービスを提供した対価として、将来的に代金を受け取る権利のことです。

売掛金も売掛債権も意味は同じなのですが、売掛金はまだ受け取っていないお金のことを指し、売掛債権はそのお金を受け取る権利のことを指しています。

また、売掛金と似ている言葉に未収入金があります。未収入金は未収金ともいわれ、回収できていない金銭を指すという点では売掛金と同様です。

売掛金と未収入金の違いは、売掛金は営業活動で生じた売上げによって発生するものです。一方で未収入金は、営業活動以外で発生したもの、例えば土地や建物を売却した際の代金のうち、未回収のものが未収金にあたります。

貸倒れとは？

貸倒れとは、売掛金が回収できなくなったことです。相手方の会社が倒産したなど、なんらかの事情で売掛金の回収ができなくなった場合に貸倒れが発生し、損失金額を貸倒れ金と呼びます。

前項で説明をした未収入金が回収できない場合も、貸倒れとなります。

貸倒れは企業にとって損失となってしまい、できる限り避けたい事案です。

貸倒れをしない為にも売掛金の回収は滞りなく取り組みたいと誰もが思うものです。次項では売掛金の回収方法について解説いたします。

売掛金の回収方法と未回収を防ぐためには

売掛金は実際に商品やサービスを提供した代金のため、回収できない場合は企業にとって損失となります。

売掛金の状況を正確に把握して、未回収がないように対応していく必要があります。

エイジングレポートの作成

エイジングレポートは、売掛金の現状を一覧で確認し、未回収のリスクを防ぐためのものです。このレポートは、各取引先からの売掛金がどれくらい存在し、その売掛金が何日前に発生したのかを明確に示すものです。エイジングレポートを作成することで、企業は資金回収の優先順位を決定するのに役立つ情報を得ることができます。

特に、支払期日を過ぎた売掛金は、経過期間が長いほど早急に回収しなければなりません。エイジングレポートを活用することで、これらの売掛金を効率的に管理し、企業のキャッシュフローを改善することが可能になります。

請求書の作成と送付

掛け売りでは、例えば「月末締めの翌月20日払い」のように支払いサイトを設定して、1ヵ月の売り上げに対して取引先宛に請求書を発行し、期日までに支払いを受けるという流れで代金の回収が行われます。

そのため、初めに必要なのは指定した締め日が来た時に請求書を発行し、この請求書を取引先へ送ることです。支払い期日までに取引先からの入金が確認できれば売掛金の回収は無事に成功したといえます。

しかし、支払い期日が過ぎてもなお入金が確認できない場合は、売掛金の回収に失敗した可能性があります。これは貸倒れというリスクに直面しているということを意味します。そのため、取引先に対するリマインダーの送付や、必要に応じて債権回収業者への依頼などが考えられるでしょう。

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売掛金の支払いがない理由

取引先によるヒューマンエラーやシステムの誤動作

売掛金の支払いがない理由として最初に考えられるのは、取引先で起きた人的なミスやシステム関連の問題です。

たとえば、担当者が休暇中に請求書が届いたが代わりの人が対応を見落とした、あるいは、システムの更新中に支払い処理が正しく設定されず、期日までに自動的な支払いが行われなかった場合などが考えられるでしょう。この問題は通常、指摘された後すぐに解決されることが多いですが、時には発見が遅れ、支払いの遅延を引き起こす原因となります。

取引先の経営状況の悪化

次に、取引先の経営状況が悪化している場合があります。資金繰りが悪化しているため、支払いをしたくてもできない状況に陥っています。このような場合、取引先との積極的なコミュニケーションが重要となり、売掛金の現状を共有したうえで、支払い計画を再検討するなど、双方にとって実行可能な解決策を模索することが望ましいでしょう。

支払い意志の欠如

3つ目のケースとしては、そもそも支払いの意志がない、いわゆる「悪意にもとづく支払い拒否」が考えられます。これは、長期にわたる取引関係では稀ですが、新規の取引先の場合には排除できないリスクです。

この場合、できるだけ早期に法的措置を検討する必要があります。契約書にもとづく支払い義務の確認、債権回収の専門家や法律顧問との相談を通じて、適切な手段を選択することが重要です。初期段階での厳正な対応は、他の取引先に対する信頼性の維持にもつながります。

回収が滞った場合の対応方法

売掛金の回収が滞った場合は、未回収で終わらせないための対応策が必要です。まずは支払いの催促をし、解決しない場合には法的手続きへと進むのが一般的な流れです。

支払い催促・督促を行う

まず、支払いがなされていないことが確認できたら、速やかに取引先に対して初回の連絡を行いましょう。この時点での目的は、支払いの遅れに取引先が気づいていない可能性を考慮し、電話、メール、ファックスなどで連絡をし、速やかな支払いを促すことです。

連絡時には、支払い期日の超過、未払いの金額、および早急な対応の必要性を、丁寧に伝えることが大切です。初回の連絡後も一定期間内に支払いが確認できない場合には、書面による催促を実施します。催促状では、具体的な未払い金額、過ぎ去った支払い期日、そして初回の連絡を行った日付を明記します。

さらに、支払いが引き続きなされない場合には法的措置を含む更なる手段を検討する可能性があること、そして支払い意志の確認を促す内容を加えることが重要です。

弁護士に相談、裁判手続き

支払いの催促をしても応じてもらえず、通常の連絡方法では回収が難しくなった場合は、弁護士を介した手続きに移行するのが良いでしょう。

流れとしては、まずは内容証明郵便で催告書を送付します。

内容証明郵便は、差し出した日にちや内容を日本郵便が証明します。この後もし法的措置へと進む場合には、いつ誰に対して催促をしたかが重要になりますので内容証明郵便で送付することは大変意味があります。

内容証明郵便で催告書を送付する際の大きなポイントは2つです。

弁護士の名前で送る
期日までに支払われない場合は法的措置をとる旨を記載する。

この2つのポイントを押さえることで、弁護士を介していること、法的手段も辞さないことが伝わります。相手が面倒ごとを嫌って支払ってくる可能性が高くなるのです。

それでも支払いがされない場合は、法的手段をとることも検討することになるでしょう。その場合は時間もお金もかかりますから、弁護士と相談のうえ、会社の方針を決定することとなります。

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ファクタリングの利用

ファクタリングを利用するのもリスク回避のひとつの方法です。

ファクタリングとは、ファクタリング会社に売掛債権を売却して、売掛金回収前に現金を手にすることです。

一般的にファクタリングというと買い取り型ですが、買取ではなく、もしものときに補償金を受け取ることができる保証型もあります。

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信用調査

信用調査とは、与信調査とも呼ばれ、企業間取引において取引先の信用度を評価するためのプロセスのことをいいます。この調査は、取引相手の支払い能力、財務状況、経営の安定性などを収集・分析することにより、財務リスクを回避し、契約遵守と約束の履行能力を確認します。特に掛売り取引など、商品やサービス提供後に代金が支払われる場面で重要で、未回収のリスクを最小限に抑えることが目的です。