企業活動において避けては通れない売掛金や手形などの取引は、企業間の信用を前提として成り立っています。与信取引には、債権回収が未回収となってしまうリスクが常に伴います。

回収を確実なものとするには取引先に対する与信管理が重要です。与信管理は、会社の内部管理制度の重要項目であり、与信管理規程などの名称で規程化されます。規程によりトラブル時の対応が明文化されれば、社内対応がスムーズに進みます。

この記事では、与信管理規程を作成するにあたり、どのような内容を記載したらいいのか悩める経理担当者に向け、実効性のある与信管理規程の作成方法について解説します。

与信管理規程とは？

与信管理規程とは、取引先の与信管理に関して内部管理の方針を定めたものです。

企業規模の拡大に伴い、比例して取引先数の増加、債権の規模が大きくなります。それにつれて、債権の未回収リスクも増加します。取引先が倒産すれば、受ける損害は甚大になり、時には会社の存続にまで影響を及ぼしてしまうかもしれません。

回収の不確実性がつきまとう信用取引において与信管理は重要です。与信管理規程は、債権回収の不確実性を低減し、債権の安全性を確保することを目的とする規程です。与信管理規程を作成することで、信用取引の安全性を高めます。また、万が一未回収が発生した際も、規程に対応方法を明示しておくことで、スムーズに社内対応が進行します。

与信とは？

与信とは取引先に対して「信用を供与する」という意味で、ビジネスの文脈で使用される用語です。

企業活動を行う際、取引の都度回収を行うことは双方にとって手間がかかり効率的ではありません。一般的には、商品やサービスの検収期間を設け、検収の締日から一定期間経過後に支払期限を定めて回収を行う後払いによる支払手法が取られています。

支払が後日になることによって、回収に不確実性をもたらします。回収リスクを低減するためには、取引を行う前に事前に取引先を査定し、倒産の可能性が高そうな企業と、安全な企業とで取引量や取引額を調整する必要があります。

信用取引を行ううえでは、企業ごとの評価に応じた取引額の調整は欠かせません。与信管理規程は、企業リスクを分析し、リスクに応じた取引額の調整を行うことや、規程によって手続き方法や実施者、責任者を明らかにするために作成されます。

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与信管理規程の作り方と各項目のポイント

与信管理規程の内容は企業によってさまざまですが、一般的な構成例には以下のような内容が記載されています。

1. 総則
2. 与信の設定
3. 与信管理
4. 問題の処理

上記4つの項目について、順に解説します。

総則のポイント

総則には、与信管理規程の目的や適応範囲、対象となる債権など、与信管理全体に関する一般的かつ包括的な規定を記載します。

目的

与信管理の目的は債権の保全の実現であり、それを明文化したものです。

適用範囲

与信管理規程の適用範囲を記載します。一般的には継続的な取引が前提ですが、取引がスポットでも高額な取引の場合は適用範囲に含めます。

官公庁など、信用取引において不安要素の少ない取引先や、グループ企業は適用から除外するなど、企業が独自に設定している例もあります。

対象となる債権

与信管理の対象とする債権の範囲を定めます。一般的には売掛債権や受取手形などの営業上の債権が対象になります。

与信の設定におけるポイント

与信の設定は与信管理規程の柱となる部分です。ここでは、与信限度額の設定や、申請手続き、審査・決裁、有効期限など、与信の設定方法を定めます。

与信限度額の設定

与信限度額の決め方は、以下の2つに大別されます。

1. 営業担当者が推定した取引予想額をもとに、一定の基準表にあてはめて算定
2. 取引先の信用調査を行って算定

営業担当者が推定する取引予想額は、過大な限度額申請にならないよう、取引先の資本金や過去の利益率を加味して基準額が設けられていることが一般的です。

次に取引先の信用調査とは、企業や個人の信用力や経済的な安定性を評価するために行う調査です。社長や役員等の人的調査、不動産や設備、製品などの物的調査、財務状況に関して調査を行います。

これらの調査結果をもとに取引先を格付し、与信設定の判断材料とします。

新規取引を開始するにあたっては、最初は取引先との取引情報がないため低めの与信枠が設定され、取引期間に応じて徐々に限度額を増やしていくとよいでしょう。また、取引先の仕入シェア率において当社比率が高くなりすぎると、取引を中止する際に取引先の経営状況に支障が生じます。与信限度額は、取引先の売上高の1～2割で設定しておくのが望ましいでしょう。

申請手続き

申請手続きを誰が行うのかを規定します。基本は営業担当者が行います。

審査と決裁

審査は組織規模の大きな企業は、専門の審査部がありますが、一般的な中小企業であれば、営業部と独立した部署で行われます。

決裁ルートは、与信限度額によって変更になるケースが多いでしょう。例えば、与信限度額が3億円以上であれば社長決裁、1億円以上3億円未満であれば経理部門または役員決裁などです。

決裁ルートの例：与信限度額が3億円の場合

営業担当者が申請➡営業部の上長が承認➡経理部が審査➡社長が決裁

決裁者に関しては、別途「職務権限規程」に定めてあるケースも多いでしょう。

有効期限

与信限度額は有効期限とセットで運用する必要があります。有効期限は1年～2年で設定され、期限が到来したら、限度額の再審査を行います。有効期限があることで、期間ごとに取引先の信用状態を再確認でき、より安全な与信設定ができるでしょう。

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与信管理のポイント

与信限度額を設定したら、毎月確実に回収が行われているかを管理する必要があります。当初設定した与信限度額が、取引の増加により、実態にそぐわなくなってしまうケースもあるでしょう。

ここでは、与信限度額の管理方法や、与信限度額超過の予防、限度額の変更方法などを設定します。

与信限度額の管理方法

継続的に行う取引は、取引の発生の都度債権額が変化するため、売掛金の残高状況を把握する必要があります。取引先ごとの債権管理表を作成し、月単位で更新することで、与信の余裕額が確認できます。

与信限度額超過の予防

例えば、与信限度額の80％～90％を超えた取引先で、すぐに回収が行われない取引先を与信超過危険リストにまとめ、与信限度額を変更する必要があるか検討します。

与信限度額の変更方法

与信限度額が超過危険域に達した取引先について原因を調査し、必要な場合は与信限度額の増額申請を行い、決裁を受けます。

問題の処理におけるポイント

取引先の回収遅延や不渡り等が発生した場合は、ただちに債権の保全措置を取る必要があります。必要な場合には、与信限度額の削除手続きを行います。

出荷制限や商品の引き上げ

債権の保全措置として、出荷の制限や商品の引き上げを行います。

回収サイトの短縮

取引先に、決済期限や支払サイトの短縮を交渉します。回収遅延が発生している取引先には、他の債権者からの取り立てが押し寄せている可能性があるため、回収可能性を高めるには先手を打って交渉する必要があります。

相殺処理

取引先に債務がある場合は、債権債務の相殺処理を行います。これは最も簡易な債権保全措置です。相殺を行うには、取引先に対し相殺の意思表示をする必要があるので、「相殺通知書」を発行し送るとよいでしょう。

保証人や物的担保の要求

保証人や物的担保を要求します。保証人は、代表取締役や親族であるケースが一般的ですが、回収が確実に図れる保証人である必要があります。また、物的担保があれば要求しましょう。

保全措置は、取引先との今後の関係に影響が生じるため、慎重に行う必要があります。

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売掛保証サービスとは

債権の保全措置の一つに、売掛保証サービスがあります。売掛保証サービスとは、売掛保証会社が、未回収の売掛金の保証を行うサービスです。売掛保証サービスを利用することで、売掛金の支払遅延や債権不履行などのリスク軽減ができます。

サービスを利用すると、以下のようなメリットがあります。

売掛金の保証

売掛保証会社が信用調査や与信管理を行い、信頼性の高い取引先に対して保証を提供します。万が一、取引先が支払を遅延し債務不履行となった場合、売掛保証会社がその損失を補償してくれます。

与信管理の効率化

売掛保証サービスを利用することで、企業は与信管理の負担を軽減できます。保証会社が顧客の信用力や支払い能力を評価し、保証を提供するため、企業は独自の与信管理業務を行う必要がありません。これにより、時間とリソースを節約し、他の業務に集中できます。

売掛保証サービスの利用によって、企業は売掛金に関するリスクを軽減し、信用リスクの管理や資金調達の円滑化を図ることができます。

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まとめ

与信管理規程は、企業の内部管理制度の一環として、与信取引におけるリスク管理のために作成される重要な規程です。

与信管理規程の作成にあたっては、以下の項目が考慮されます。

1. 総則
2. 与信の設定
3. 与信管理
4. 問題の処理

与信管理規程の実効性を高めるためには、信用調査が重要です。信用調査は、取引先の人的調査、物的調査、財務状況に関する調査を行い、総合的にスコアリングを行います。

与信管理は、企業にとって債権の回収実効性を高める重要な管理制度ですが、企業にとっては時間やリソースのかかる作業でもあります。売掛保証サービスを活用することで、与信限度額の管理、問題の迅速な処理を保証会社が代わりに行ってくれます。債権保全措置の一環として利用を検討してみるのもよいでしょう。

与信管理規程の適切な作成と実施により、実効性のある与信管理を行いましょう。

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