請求業務の効率化によるメリットとは未払いが発生した際の対応方法も解説

請求業務は、経営上必ず発生する業務です。取引先に提供した商品やサービスの代金を、取引先に請求書を発行・送付し、その入金の確認や消込み、未回収の取引先への対応などを含めた管理一般業務を指します。請求業務は、取引の規模などにもよりますが、煩雑で手間がかかり、経理担当者を悩ませる業務です。

この記事では、請求業務の内容や課題を整理し、効率化するための方法を解説いたします。

請求業務の主な内容とは？

請求業務は、ビジネスにおける支払いのプロセスで、通常は後払い（掛け払い）の形をとります。請求業務の内容は、提供した商品やサービスに対する代金の請求、入金の確認、および各取引先の管理です。

請求業務は、売上金の回収と管理を行い、会社のキャッシュフローと経営基盤を支える重要な役割を果たしています。

請求業務の基本的なプロセスには、以下のステップです。

請求書の発行と送付
代金の回収、入金の確認と消し込み
未払いの取引先への督促
与信審査を含む取引先管理

これらの業務は正確かつ漏れなく行われる必要があり、取引規模や取引先の数が増えると業務の負担も複雑になります。

請求業務の課題

人的ミスの発生

手作業で請求書の発行や計算を行うと、ミスが起こりやすくなります。特に月末に一括で行う請求では、複数の取引を一つの請求書にまとめるため、正確な取引の把握と管理が重要です。計算ミスは、会社の資金繰りや取引先との信頼関係に悪影響を及ぼす可能性があります。

担当者の業務負担と対応の遅れ

月末に業務が集中するため、担当者の負担が大きくなります。また、様々な決済方法（掛払い、手形、小切手、クレジットカード決済、口座振替等）に対応する必要があり、その処理には多くの労力が必要です。手作業での管理はミスの把握や入金の遅れにつながり、取引先への対応も手間がかかります。

書類の管理と保存

従来の紙ベースの請求業務では、請求書の発行、郵送、保存が必要です。膨大な量の書類管理には労力とスペースが必要となります。しかし、2024年1月1日から電子帳簿保存法が義務化されるため、これを機にシステムを改善し、紙の使用を減らし、省スペース化を図ることが可能です。

請求業務を効率化するメリット

請求業務の効率化には多くのメリットがあります。従来の方法では担当者の負担が大きく、人的ミスや対応の遅れ、膨大な書類の管理が課題としてありましたが、これらの問題は請求業務の電子化や効率化により解決できます。メールやWeb上で請求書を発行することにより、印刷、封入、投函といった物理的な作業が不要となり、印刷代や郵便代などのコストが削減されます。

さらに、紙の使用が不要になるためペーパレス化が進み、物理的な保存スペースの節約にもつながります。手作業が減ることで人的ミスのリスクも大幅に低下し、業務の正確性が向上します。また、電子化により迅速な対応が可能となり、業務にかかる時間を短縮し、担当者は他の業務に集中することができるようになります。これらの改善により、効率化は組織全体の生産性向上に貢献すると考えられます。

未払いが発生した際の対応方法とは

売掛金の未払い問題に直面した際、初めに行うべきことは自社内での原因究明です。未払いが自社の請求書の送付漏れや内容の誤りなど、単純なミスによるものである可能性があるため、すぐにこれらを確認し、必要な対応を行います。

次に、未払いの原因が取引先に起因する場合、電話やメールを通じて連絡を取り、必要に応じて書面で再度請求を行います。このプロセスでは、やり取りの記録を残すことが重要です。例えば、取引先の担当者が支払いを忘れているような単純なケースでは、これだけで解決することが多いですし、商品やサービスに不満がある場合は、この機会に交渉を始めることができます。

もし督促しても反応がない場合は、内容証明郵便を利用して督促状を送ることが有効です。内容証明郵便は、郵送された文書の内容を証明するサービスで、正式な督促状を作成し送付することで法的な手続きの準備を進めます。

これらのステップを踏みながらも、取引先との関係に応じて適切な交渉を行うことが重要です。場合によっては直接訪問して交渉を試みることもありますが、このアプローチはトラブルの悪化を招くリスクもあるため、慎重に進める必要があります。

最終的に取引先からの支払いが見込めない場合、法的な手段の検討が必要になります。この段階では、債権回収に精通した弁護士に相談することが賢明です。法的手段に進むと、手続きが煩雑になり、時間と費用がかかるため、未払いの早期発見と迅速な対応が重要です。

支払期限過ぎたらどうすればいい？催促する側の対応方法について | URIHO BLOG

催促とは督促・催告の違いについてと催促をするタイミングについて解説 | URIHO BLOG

未払い対策の売掛保証サービスとは

売掛保証とは、取引先が経営悪化や財政難で支払いができなくなってしまった際に、自社の未回収の売掛金を保証してもらえるサービスです。会社更生法が適用された場合には売掛金の回収が難しくなります。そのようなリスクに備えるために売掛保証サービスに申し込んでおくとリスク回避ができます。

売掛保証のメリットは、売掛金の未回収リスクを減らせるだけではなく、与信管理も合わせて行えることにあります。売掛保証会社は契約前に取引先（売掛先）の与信審査を行うためです。しかも、取引先に知られることなく契約を進められるのも、売掛保証サービスを利用しやすいポイントです。

まとめ

ビジネスは通常後払い（掛け払い）方式で行われます。これは、取引完了後に請求書を発行し、代金を回収します。

請求業務とは、提供した商品やサービスに対する代金を請求し、入金の確認と取引先の管理を行う一連の作業を指します。この業務は、会社のキャッシュフローの源泉であり、経営基盤を支える重要なものです。しかし、従来の方法では請求業務が煩雑で時間を要し、多くの課題を抱えています。

請求業務の電子化や効率化によって、これらの課題を解消することが可能です。請求業務の効率化によって業務と費用の負担が減少し、人的ミスも少なくなります。また、紙の使用が減ることでペーパレス化が進み、スペースの節約にもつながります。効率化によって節約されたリソースは、他の業務に充てることができるでしょう。

売掛金保証サービス「URIHO（ウリホ）」は、取引先の倒産や未入金時に取引代金を代わりにお支払いするサービスです。事前に取引先に保証をかけておくことで、与信管理をしなくても安心して取引を行うことができます。また、督促業務に時間や労力を割く必要がなくなり、営業活動に集中することが可能です。

また、URIHOはすべての手続きがWeb上で完結し、スピーディに利用開始することが可能です。売掛金の回収にご不安がある場合は一度導入をご検討ください。