集金代行とはなにか 集金に関連するサービスもあわせて紹介
2023/09/15
債権回収
#代行#集金
会社での業務を代行してくれるサービスにはいくつかの種類があり、集金代行もそのひとつです。集金業務は経理部門で担当することが多いですが、事業が拡大すればするほど業務量が増え、スケジュールもタイトになります。お金に関わる部分なので、ミスが増えれば会社の信用にも関わります。集金業務をどう作業分担して進めていくか、経理部門だけに任せず会社全体で考えることが必要です。
本記事では、集金代行とは何か、また類似する代行サービスとの違いなどについて解説します。
集金とは？
集金とは、お金を集める行為を指します。この用語は、日常生活で月謝や募金などのお金を集める際によく使われ、企業においては、商品やサービスの代金を回収する行為を指すことが多いです。
企業は商品やサービスを提供し、その対価として金銭を受け取るわけですが、このプロセスはただ商品を提供するだけでは完了しません。良い商品を開発し、それを顧客に提供することは重要ですが、その代金をしっかりと回収することで初めて取引が成立します。この代金の回収が、企業における集金の本質です。
集金代行とは？
集金代行サービスは、企業がお金を回収する作業を代わりに行ってくれるサービスです。企業同士の取引では集金はそれほど大変ではありませんが、企業と個人の間の取引では、口座情報や請求先情報の管理が必要で、業務負荷が高くなります。集金代行サービスは、このような顧客情報の管理や請求、口座からの引き落としをまとめて行ってくれます。
集金代行が最も役立つのは、商品やサービスの代金を提供前や提供後に回収するケースです。もし商品やサービスの提供と代金の回収が同時に行われる場合、その場での支払いが完了するため、代行サービスの必要性は低くなります。しかし、提供前や提供後に代金を回収するような状況では、集金代行サービスが非常に便利でしょう。
請求代行との違い
請求代行と集金代行は、両方とも代金回収に関わるサービスですが、役割は異なります。請求代行は、請求書の作成や送付など、請求に特化した業務を行います。一方で、集金代行は、請求から実際のお金の回収までを手掛けます。
請求代行は主に企業間の取引で使用されることが多いです。一方、集金代行は、企業と個人との取引でよく活用されます。特に、月会費やサブスクリプション料が発生するサービスでは、集金代行が便利です。
最近では、請求代行サービスにも請求後のフォローがオプションでついてくる場合があります。しかし、これはあくまでオプションであり、多くの顧客から会費を回収するようなビジネスでは、請求代行だけでは不足することが多いです。
このような観点からいずれにせよ、自分のビジネスのニーズに合ったサービスを選びましょう。請求作業だけを外部に任せたいなら請求代行、請求から集金まで一貫して任せたいなら集金代行が適しています。
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集金業務に関連するサービスとは
集金に関するサービスには、いくつかの種類があります。依頼できる業務内容に違いがあるため、代行サービスの利用を考える場合は自社での業務フローを確認したうえで検討する必要があります。
集金代行サービス
本記事でメインとして取り上げている代行サービスで、請求業務と口座振替による代金回収業務が主なサービス内容です。スポーツジムやスクール業など請求が定期的に発生するような業務に適しています。最近はサブスクリプションサービスを取り入れる企業が増えてきており、集金代行のニーズも高まっています。
決済代行サービス
決済代行サービスは、クレジットカード決済や電子マネー決済などに関する手続きを代行するサービスです。たとえばクレジットカード決済を導入したい場合、販売店の多くは複数のクレジットカード会社と契約をすることになりますが、ひとつひとつの会社とのやりとりをすべて自前で行うのはかなり業務負荷がかかります。決済代行サービスを利用することで、複数の決済会社とのやりとりを一括して依頼することが可能です。
なお、集金代行を利用する場合の決済手段は主に口座振替になりますが、決済代行を利用する場合の決済手段はクレジットカード決済、コンビニ決済、電子マネー決済などが多くなります。
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ファクタリング
ファクタリングサービスとは、債権を買い取ってもらえるサービスです。これから集金が予定されている債権を集金前に買い取ってもらうことで、支払日を待たずにキャッシュを手に入れることができます。
ファクタリングには二社間取引と三社間取引のふたつのパターンがあり、三社間取引ではファクタリング業者が債権を持つ企業から直接代金を回収します。請求代行や集金代行などとは概念が異なるサービスですが、結果として集金を代行してもらう形になるため代行サービスの代わりとして候補のひとつに挙げることが可能です。
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請求代行サービス
前項でも解説していますが、請求代行サービスは顧客への請求行為を代行してくれるサービスです。請求書を発行して先方へ送付するのが主な代行業務ですが、請求代行業者によっては請求後の入金確認まで行ってくれるところもあります。
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集金代行を利用しない場合の懸念点
集金代行を利用せずに、自社で集金業務を実施することは不可能ではありません。しかしサービスの規模が大きくなると、顧客数や集金回数も相乗して増えていきます。顧客情報の管理量やそれに伴う手続き業務が増えれば増えるほど、集金業務の自前化は難しくなります。ここでは集金代行を利用しない場合に注意すべき懸念点について解説します。
経理負担が膨大
集金業務は通常、経理部門が担当します。自社で集金を行うと、請求書の作成や送付、指定された銀行口座からの引き落としなど、様々な作業が必要になります。これらすべてを経理部門で対応すると、業務量が大きく増え、他の業務にも影響が出る可能性が高まります。
さらに、顧客情報は一度集めたら終わりではありません。住所や口座情報が変更される場合もあり、それらを随時更新する必要があります。顧客数が少ない段階では管理が簡単ですが、事業が拡大すると同時に、顧客数と業務負担も増加します。
つまり、事業が拡大するにつれて、自社で集金業務を行うのはますます厳しくなるでしょう。そのため、集金代行サービスの利用がおすすめです。
請求漏れの発生
顧客情報の更新が不十分だったり、請求作業にミスがあると、請求漏れが起こる可能性があります。このような漏れは会社の利益や顧客信頼に大きな影響を与えるため、避けるべきです。
もし請求漏れが起きた場合、次回の請求と一緒に修正するなどの対応が必要です。しかし、このような対応は経理部門に追加の負担をかけ、業務の効率を下げる可能性があります。さらに、不明な請求漏れが他にもある場合、問題はさらに複雑になります。
一つの解決策は、集金業務を自動化するシステムを導入することです。しかし、その導入コストは無視できませんし、操作する人員も必要です。多くの場合、集金代行サービスを利用する方が、コストパフォーマンスが高いと言えます。
企業間取引における売掛金の回収について
企業間の取引において売掛金の回収は、一般的な集金業務とは違う特性を持っています。そのため、集金代行サービスだけで対応するのは難しい場合があります。企業同士の売掛金回収を代行する専門のサービスは、大手銀行などでも提供されています。
各サービス提供者によって、取り扱い内容は異なります。例えば、振込や手形の管理はもちろん、経理担当者が直接キャッシュを受け取ってATMに預けるという対応も可能な業者があります。さらに、回収予定の売掛金に対するファクタリングのオプションもある場合があります。
売掛金回収業務を外部に委託したいと考えているなら、これらの専門サービスを活用することも一つの手段となります。
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まとめ
集金代行とは、顧客に対する請求から代金回収までを代行してくれるサービスです。月会費や年会費といった定期的な会費が発生するサービスや、サブスクリプションサービスなどを提供している企業にとっては、経理負担を軽減する意味で大きな利用価値があります。また集金代行を利用することで、請求漏れをゼロもしくは大幅に減少させることも可能です。
集金代行と似ているサービスとして、請求代行や決済代行、ファクタリングなどがあります。請求代行は集金業務のうち請求に関する部分だけを代行するもので、企業間取引の請求業務に対して利用するものです。決済代行はクレジットカード決済や電子マネー決済などを導入したい企業にとってメリットの多い代行サービスです。ファクタリングは債権を買い取るサービスで集金代行とは趣旨が異なりますが、契約形態によってはファクタリング業者が債権回収を行うことになり、結果として集金代行と同じような形になります。
集金代行と一言で言っても、そのサービス内容は業者により違いがあります。集金代行サービスを利用したい場合には自社の事業内容や集金スタイルをまず確認し、それに合う集金代行サービスを探しましょう。
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