立替金とは仕訳方法や仮払金との違いを紹介

立替金は貸借対照表の「その他流動資産」に含まれる勘定科目です。意味は会社が誰かに代って立替払いしたお金のこと。意味は文字どおりで簡単ですが、仕訳する際に仮払金や貸付金、預り金といった別の勘定科目と混同してしまうことも少なくありません。

そこでこの記事では立替金の意味と仕訳方法をはじめ、仮払金や貸付金、預り金など性質が近い勘定科目との違いについて解説いたします。

立替金とは？

立替金は、会社が役員や従業員、取引先などが自己負担すべき費用を一時的に肩代わりした際に用いる勘定科目です。

たとえば、従業員個々が購入すべき書籍を会社がまとめて購入し、費用を一時的に前払いしたケースがこれに該当します。この際、費用は立替金として計上されます。

逆のケースでは、従業員が会社の経費を立て替え、後日会社がこれを精算する「立て替え精算」がありますが、これは一連の精算処理を指し、勘定科目としては扱われません。

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立替金の仕訳方法

立替金は、従業員や取引先などが本来負担すべき費用を会社が一時的に支払う場合に使用される勘定科目です。

貸付金や未収金、仮払金といった類似の勘定科目とは異なり、立替金は短期間で回収することが前提となっています。

具体的には、従業員が自ら支払うべき費用を会社が現金で支払った場合、その金額は立替金として資産に計上されます。たとえば、会社が従業員のために1万円を現金で支払った場合、以下のように仕訳されます。

借方：立替金　10,000円
貸方：現金　　10,000円

立替金が回収された際には、速やかに以下の仕訳で消し込み処理を行います。

借方：現金　　10,000円
貸方：立替金　10,000円

立替え相手が取引先の場合は買掛金と相殺することも可能ですが、立替額をすぐに買掛金と相殺する場合は立替金勘定を使わず、買掛金から立替額を現金で差し引いて相殺する仕訳を行います。

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立替金と仮払金の違い

仮払金は、会社が従業員の出張など、まだ正確な経費が確定していない項目に対して概算で支払う暫定的な費用を指します。例えば、従業員が出張に必要な経費を事前に会社から受け取りますが、実際の支出詳細は出張後に領収書や明細書の提出をもって初めて明らかになります。

この場合、具体的な支出目的や金額が不明のため、会計処理では仮払金という勘定科目を使用します。仮払金は経費として先払いされ、通常は回収を必要としませんが、後日実費が明確になった際には、その差額を精算する必要があります。

立替金については、会社が従業員に代わって他者に対する支払いを一時的に肩代わりする際に用いられます。立替金の場合、支払いの時点で支出の目的と金額はすでに明確であり、これが仮払金との主な違いです。立替金は経費として認められないため、後に従業員から回収する必要があります。

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立替金と貸付金との違い

貸付金は、企業が役員や従業員、取引先などに対し、返済期日や利息の条件のもとで資金を提供する場合に用います。これは一定の返済スケジュールに従って本金及び利息の支払いが期待される正式な金銭貸借を指し、会計上は貸付金という勘定科目で管理されます。

対照的に立替金は、従業員が一時的に支出した小額の経費を企業が払い戻す形で用いられます。立替金は通常、利息を発生させない短期間内に返済されることが想定され、貸付金に比べてその性質と扱いが異なります。

貸付金は、組織が他者に対して長期にわたる資金供給を行う際の勘定科目であり、返済の期日や利息が明確に定められています。これに対し、金融機関の貸出操作は融資と称され、その範疇を超えます。

ただし、貸付金は不適切な会計処理を隠蔽するために悪用されるリスクがあるため、貸付金の適切な管理と記録が不可欠です。過剰な貸付金の計上は、融資審査などにおいて、粉飾決算と誤認される可能性をもたらすため注意が求められます。

立替金と預り金との違い

預り金は、企業が役員、従業員、取引先などから一時的に預かる金銭を指します。たとえば、従業員の給与から源泉徴収される所得税や社会保険料がこれに該当します。これらの徴収される税金や保険料は、個々の従業員が直接納付する代わりに、事業主が給与から差し引いて国や地方自治体へ代行して納付します。事業主がこれらを納付するまでの間、預り金として会計上計上されます。他にも、敷金や前受け金といった、特定の目的のために顧客から預かる金銭も預り金に分類されます。

一方で、立替金は、企業が他者に代わって一時的に支払った金銭であり、最終的には返済を受けることを前提としています。たとえば、従業員が出張時に支出した交通費や宿泊費を企業が一時的に負担する場合、その金額は立替金として会計処理され、後に従業員から返済されることを期待します。

この二つの主な違いは、金銭が最終的にどの主体のものとなるか、および誰がその費用を最終的に負担するかにあります。立替金は企業が一時的に費用を負担し、後で返済を受けますが、預り金は企業が保管者として機能し、それが企業の財産や収益に影響を与えることはありません。

会計処理を正確に行うためには、これらの違いを正しく理解し、各金銭の性質に応じた適切な処理が求められます。立替金は将来の返済リスクを考慮に入れて管理する必要があり、預り金は正確に納付または返還されるべきであり、企業の財務状態を誤って表示することがないように留意する必要があります。

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