債権管理の目的と業務フローの解説債権管理を効率的に行うには

債権管理は信用取引を行う企業が財務の健全性を維持するために欠かせない作業です。債権管理を怠ると貸倒れリスクが増大し、会計上は黒字を確保しているにもかかわらず突然資金繰りに行き詰まって倒産するという、泣くに泣けない事態に陥りかねません。

この記事では「債権管理とはそもそもなにか」という基本的な知識をはじめ、債権管理の具体的な目的や業務フロー、Excelや会計システムによる実践的な管理方法まで幅広く解説いたします。

債権管理とは？

債権管理とは、企業が売掛金や未収金などの債権を管理する会計上の事務作業をいいます。「債権」とは、特定の人に対して金銭の支払いや労力の提供などを請求できる権利のこと。債権管理の「債権」は売掛金や未収金などの売掛債権を意味します。

BtoBなど企業間で大量の商取引を継続的に行う企業は取引ごとに代金を請求せず、一定期間分の取引額を後払いで一括請求する掛取引(信用取引)を行うのが一般的です。信用取引で発生する売掛金は「代金を後日請求することができる権利」＝「債権」となります。

債権管理は月々の売掛金の残高と発生額や入金額などを取引先ごとに記録して不良債権の有無を確認する作業です。徹底した債権管理によって弁済期を過ぎても未回収となっている滞留債権を洗い出すことでデフォルトリスクを関知することができます。

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債権管理をする目的

債権管理の目的は、財務の健全性を維持し、企業の資金流動を円滑にすることです。これには、売掛金の回収を最大化し、貸倒れリスクを最小化することが含まれます。主要な目的は以下の2点があげられます。

債権管理は売掛金の残高や返済状況を正確に把握することで貸倒れリスクを回避する重要な作業です。債権管理の実務上の目的としては以下の2点があげられます。

債権の漏れを把握すること

債権管理の第一の目的は、未回収の売掛金、すなわち債権の漏れを完全に把握し、回収漏れを防ぐことです。正確な売掛金の管理と追跡は、企業が期待する収益を確保し、財務健全性を維持する上で不可欠です。未回収債権の存在は、企業のキャッシュフローに重大な影響を及ぼす可能性があるため、債権を正確に把握し、適切な回収をする必要があります。

債権の回収期限や時効を知ること

債権管理のもうひとつの目的は債権の回収期限や時効を個別に把握することです。

取引先や契約内容によって、売掛金の支払期日は異なるため、債権管理を通じてこれらの回収期限と時効期間を常に正確に把握し、債権の消滅時効を未然に防ぐことが極めて重要です。

時効の厳格な管理は、効果的な債権回収のために不可欠な要素です。売掛債権には時効が設けられており、民法第166条により「債権等の消滅時効」として定められています。2020年の民法改正により、売掛金に対する消滅時効は5年とされました。この期間を過ぎると、債務者は債務の履行を拒否する権利を得ることができるため、時効が迫っている債権に対しては、特に優先的に回収活動を行う体制を整えることが求められます。

このように、債権の回収期限や時効を正確に把握し、適切に管理することで、債権の消滅を防ぎ、企業の財務健全性を保つことが可能となります。債権管理を実施することで、企業の資金流動を安定させ、経済的リスクを最小化するうえで不可欠な役割を果たします。

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債権管理業務のフロー

債権管理を実際に行う場合の主な業務フローとしては以下の5つのポイントがあげられます。

反社チェックを行う

反社チェックとは、取引先が反社会的勢力と関与していないかどうかを調べることです。 反社会的勢力とは暴力団のように常習的に不法行為を行う団体を指し、健全な企業を装って取引関係を持ち、詐欺や恐喝などの悪質な手口で相手から金品を強奪します。

反社と取引する危険性は経済的なリスクだけではありません。近年では暴力団対策法などの法令によって反社を排除する動きが加速しています。反社条項（反社会的勢力の排除に関する条項）違反を問われると社会的信用が失われ、事業の存続が困難になるリスクもあります。

反社チェックは反社による犯罪被害を避けるだけでなく企業価値の毀損を防ぐためにも、徹底的に行わなければなりません。取引先はもちろん自社の社員や取締役、株主なども含めて反社と関係のある人物がいないかどうかをチェックしてください。

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与信額の設定

与信とは、掛取引など代金後払いの商取引を行う際に取引先に対して「信用を与える」こと。掛取引は取引先が必ず代金を支払ってくれるという信用がなければ成立しません。そこで商取引の前に取引先の信用調査を実施して与信額(売掛金の限度額)を設定します。

与信額の設定は「最初に決めたらそれで終わり」ではありません。契約後も相手の債務の履行状況や負債額、支払い能力などを定期的に審査して与信額を見直します。それによって代金の未回収リスクを回避・低減することを「与信管理」といいます。

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契約書の発行

信用取引などの保証契約には契約書の発行が必要です。日本では「口約束でも契約は契約」と考える人も少なくありませんが、売掛金の支払いが遅れたり回収不能になったりといったトラブルが発生した場合、契約書の内容は問題を解決に導くための法的な根拠となります。

また充実した契約書の存在が金融機関や同業他社への信頼感を高める効果もあります。適切な債権管理に契約書の発行は不可欠です。

支払い期日の前に請求書の発行

掛取引の請求書発行は売掛金の回収に欠かせません。請求書には一定期間内における全取引の明細と代金、支払期日や振込口座などを記載します。内容に間違いがないかどうかを確認して支払い期日の前に郵送や電子メールで取引先の担当者宛に送付しましょう。

支払期日をすぎた場合入金消込と督促を行う

売掛金の入金が確認できたら「入金消込」という会計処理を行います。入金消込は、入金があった口座と金額を請求書の請求額と照らし合わせて、内容に間違いがなければ帳簿に記載された売掛金を消し込む仕訳処理です。

入金消込を行った結果、未収のまま支払期日をすぎた売掛金を把握した場合は、直ちに督促を行うなどの措置を行います。

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債権管理をする方法

債権管理で最も重要で繁雑な業務は、売掛金の額と入金額を照合して回収済みの代金を消し込んでいく仕訳作業です。掛取引の件数が多いと手作業での処理が困難となり、誤記入や見落としなどのヒューマンエラー的なミスが生じやすくなります。

それを防ぐにはExcelに代表される会計ソフトや債権管理システムの導入が効果的です。

Excelでの管理

Microsoft Excel は個人法人を問わず圧倒的なシェアを誇る会計ソフトです。経理や顧客管理などさまざまな用途で使われています。Excelで債権管理を行う場合の注意点としては、複数の担当者がデータを上書きすることで新旧のデータが錯綜する問題があげられます。

またExcel は導入コストが低い一方で専用ソフトではないため、個別の入金管理に手間がかかること、取引が多い月末や期末の管理作業が煩雑になるといった問題もあります。

管理者のスキルが高ければExcelの関数やマクロを使って業務の効率化を図ることも可能ですが、そのような場合はマクロを理解できる人が退職してしまうとメンテナンスができなくなるといった属人化リスクに注意が必要です。

会計システムの導入

債権管理を確実に行うには会計システムの導入がおすすめです。会計システムの業務範囲は製品やオプションによって変わりますが、債権管理機能を使うと入金情報をFBデータから自動的に取得して未収金や売掛金と照合しながら自動で消込を行なうことができます。

また売掛金の回収予定表や債権滞留年齢などを取引先別に出力できるため、未収の売掛金の金額と取引先を特定し早期回収につなげることも可能です。入金伝票も消込情報をもとに自動で作成されるため、仕訳入力にかかる業務負担を大幅に削減できます。

まとめ

債権管理とは、企業が売掛金や未収金などの債権を管理する会計作業をいいます。

債権管理の目的は売掛債権をすべて回収することです。そのために債権の回収期限や時効を知ることが重要です。

債権管理業務フローには、反社チェック・与信額の設定・契約書の発行・請求書の発行・期日後の入金消込や督促などがあります。

債権管理を効率よく行うためにはExcelに代表される会計ソフトや債権管理システムの導入がおすすめです。

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